NVSM – Definitie van de processen en backoffice van de uitleendienst voor zorghulpmiddelen

Het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten in Brussel is de hoofdzetel van de socialistische ziekenfondsen in België.

Beschrijving | businesscase

Het NVSM heeft hict gevraagd een lastenboek en functionele analyse op te stellen voor een toekomstige applicatie die front- en backoffice zou beheren. Indien nodig moet deze ook de winkels kunnen ondersteunen. Het NVSM wilde zijn uitleendienst herstructureren en klaarstomen voor de toekomst waarin een toenemende vraag naar zorghulpmiddelen wordt verwacht. De vier betrokken federaties beheren een mediotheek als onafhankelijke organisatie (vzw). Elk van de vier vzw’s zat in een verschillend stadium van software-implementatie of gebruikte andere applicaties.

Aanpak

Bezoeken op locatie en gesprekken met gebruikers, alsook het betrekken van dienst- of functieverantwoordelijken waren de spilelementen van de aanpak. hict heeft een verkenningsronde georganiseerd met de procesverantwoordelijken in de verschillende federaties, om zo een definitief plan van aanpak te kunnen opstellen in samenspraak met de NVSM. Het plan van aanpak stelde voorop dat alle basisprocessen van de uitleendiensten moesten worden geanalyseerd en desnoods opnieuw gedefinieerd om een harmonisatie van de processen en gebruiken te bewerkstelligen.

Resultaat

Het resultaat is een rapportage met eindbesluiten en aanbevelingen met de volgende onderdelen:

• inzicht en begrip voor de verschillen tussen de historische entiteiten; 
• inzicht in sommige logistieke en financiële deviaties die de rentabiliteit onderdrukten; 
• eenheid van visie over de principes achter de exploitatie van een dergelijke dienst; 
• een eenduidig lastenboek, tevens een businessplan, dat door alle betrokkenen is aanvaard; 
• één enkel proces, businessplan en set van definities, dit alles conform de wetgevingen m.b.t. verpakkingsmaterialen, recupel, btw en potentiële tussenkomsten van de overheid bij sommige hulpmiddelen; 
• een formeel lastenboek waarmee de applicatiemarkt is betreden om een backoffice-/frontofficeapplicatie te selecteren.