Harmonisation & Optimisation des Processus

 

Curando offre ses soins d’une façon intégrée dans cinq régions de soins distribué en Flandre occidentale. Le but est d’organiser les régions de soins selon six formules permettant l’organisation de fournir un soutien complet dans le parcours de soins, allant des soins à domicile, des centres de services locaux, des centres de soins de jour, des centres de court séjour, des résidences-services à des centres de soins résidentiels.  Ceci permet du passage entre les formules différentes. 

Description du projet 

Dans Curando des changements majeurs ont été atteints. Une partie des changements est l’harmonisation et l’optimisation de tous les processus. Ainsi hict a été demandé pour visualiser tous les processus dans l’organisation, à la fois dans les régions de soins et les départements de gestion. L'objectif était d'analyser les processus et identifier les goulots d'étranglement. Les goulots d'étranglement ont été traduits dans une liste de priorités avec des améliorations et des projets, impliquant plus d'automatisation et des ajustements dans l'organisation opérationnelle & la structure comme outils importants. 

L’approche 

hict a suivi une approche standardisée et structurée pour optimiser tous les processus dans les cinq régions de soins.

 


 

D’abord les processus dans les régions de soins ont été cartographiés, étant ces processus sont principal. Une région de soins «référence» a été indiquée par la gamme la plus «complète» de formules. Basé sur des entretiens avec les principaux intervenants (gestion, coordonnateur de soins, coordonnateur du centre de soins de jour, coordonnateur du cuisine, etc.) et des observations d’exploitation quotidienne, la situation « as-is » a été cartographié.

Ensuite, les processus dans les départements de gestion ont été identifiés au travers des entretiens avec les chefs des départements de gestion.

En fin les processus dans les quatre régions de soins restants ont été cartographiés à partir d’entretiens avec un groupe limité d’employés de chaque région de soins. Lors d'une réunion de travail, les processus ont été discutés avec l'accent principal sur les différences entre les processus de la propre région de soins et la région de soins «référence». 

Les résultats 

Les processus ont été structurés en clusters de processus, classés par type: processus primaire, de soutien, de gestion et de gouvernance. 

Chaque cluster consistait de sous-processus. Pour chaque sous-processus les éléments suivants ont été décrits : 

  • Les unités organisationnelles concernées (région de soins / département / formule)
  • Les employés concernés
  • Les systèmes appliqués
  • Les structures de dialogue de soutien



Chaque cluster de processus a été décrit en détail dans un livre de processus et si nécessaire soutenu par des organigrammes. En outre un « outil de processus » multidimensionnelle a été développé. Par exemple l’outil donne pour chaque cluster un aperçu du nombre d’employés, des systèmes appliqués. Aussi l'outil a permis de montrer les différences entre les régions de soins en un tournemain.

En outre des processus, un aperçu a été donné dans les mécanismes qui affectent le fonctionnement efficace des processus. Cela a été présenté par le modèle « 7S » de McKinsey.

Ensuite des goulots d’étranglement pour chaque cluster de processus ont été identifiés et lié à des améliorations possible en termes: des processus, de l’organisation opérationnelle et la structure, des systèmes et de la gestion des documents. Puis les améliorations possibles ont été classées vers des projets prioritaires.

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Henk Vansteenkiste
Chief Operating Officer
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