Harmonisatie & Optimalisatie van Processen

 

Curando biedt haar zorgaanbod op geïntegreerde wijze aan in vijf woonzorgzones verspreid over West-Vlaanderen. Het doel is de woonzorgzones in te richten op basis van zes formules waarmee de organisatie zich engageert om een continuüm aan zorg te bieden, gaande van thuisverpleging, lokale dienstencentra, dagverzorgingscentra, centra voor kortverblijf, assistentiewoningen en woonzorgcentra. Dit maakt doorstroming tussen verschillende formules mogelijk. 

Projectbeschrijving 

Binnen Curando werden grote veranderingen gerealiseerd. Een belangrijk aspect van de te doorlopen veranderingen betreft de harmonisatie en optimalisatie van alle processen. hict werd gevraagd om binnen de organisatie alle processen in beeld te brengen, zowel in de woonzorgzones als in de beheerdepartementen met als doel de processen te analyseren en knelpunten aan te duiden, en hierop geprioriteerde verbetervoorstellen en projecten te formuleren. Verdere automatisatie en aanpassingen in de organisatie & structuur vormden hierin belangrijke hulpmiddelen. 

Aanpak 

Om alle processen te optimaliseren over de vijf woonzorgzones gebruikte hict onderstaande gestandaardiseerde en gestructureerde aanpak. 



 

Eerst werden de processen van de woonzorgzones in kaart gebracht. Een “referentie” woonzorgzone werd aangewezen met de meest “complete” set aan formules. Op basis van interviews met belangrijke stakeholders (directie, zorgcoördinator, coördinator DVC, coördinator keuken etc.) binnen deze woonzorgzone en gerichte observaties van de dagdagelijkse werking werd de “as-is” situatie in kaart gebracht.

Vervolgens werden de processen binnen de beheerdepartementen geïnventariseerd. Dit op basis van interviews met de hoofden van de beheerdepartementen.

Tot slot werden ook de processen van de overige woonzorgzones in beeld gebracht op basis van gesprekken met een gericht gekozen groep van medewerkers per woonzorgzone. Tijdens een workshop werd voornamelijk gefocust op de verschillen tussen de eigen woonzorgzone en de “referentie” woonzorgzone die reeds geïnventariseerd was. 

Resultaten 

De hele set aan processen werd geordend tot procesclusters, opgedeeld naar type: primair, ondersteunend, beheer en besturingsproces. 

Elke procescluster bestond uit sub-processen die beschreven werden naar: 

  • Betrokken organisatieonderdeel (WZZ / Formule / Departement)
  • Betrokken functionarissen
  • Gebruikte systemen
  • Ondersteunende overlegstructuren



Elke cluster werd volledig beschreven in een procesboek en waar nodig ondersteund door stroomdiagrammen. Verder werd ook een multidimensionale “procestool” ontwikkeld waarbij op gerichte wijze inzicht kon verkregen worden per cluster in bijvoorbeeld het aantal functionarissen en systemen. Dit maakte het ook mogelijk om de aanwezige verschillen tussen de woonzorgzones in een handomdraai aan te tonen. 

Naast de processen werd ook inzicht gegeven in de mechanismen die het efficiënt verloop van de processen beïnvloeden. Dit werd gestructureerd weergegeven via het “7S” model van McKinsey. 

Vervolgens werden de knelpunten per procescluster omschreven en gekoppeld aan mogelijke verbetervoorstellen op vlak van: proces, organisatie & structuur, systemen en documentenbeheer. Deze verbetervoorstellen werden vervolgens geordend naar geprioriteerde projecten.

Uw contactpersoon

Henk Vansteenkiste
Chief Operating Officer
Henk Vansteenkiste
By submitting this form, you accept the Mollom privacy policy.
MeetDistrict | Ottergemsesteenweg-Zuid 808 B/354 | 9000 Gent | Belgium | Phone: +32 (0)92 77 77 84 | BTW BE 0866 039 556 | RPR/RPM Brugge | e-mail: info@hict.com