Projectleiding implementatie nieuwe financiële backoffice voor de Broeders van Liefde

De organisatie Broeders van Liefde is in België toonaangevend in de geestelijke gezondheidszorg, de welzijnssector en in het onderwijs. In totaal verlenen 14.000 medewerkers zorg en onderwijs aan goed 40.000 kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen. 

Projectbeschrijving 

  • Voor haar verzorgingsinstellingen (psychiatrische centra, initiatieven beschut wonen en woonzorgcentra) heeft de organisatie Broeders van Liefde een programma opgestart om een nieuwe financiële backoffice te implementeren. Deze nieuwe omgeving bestaat uit een nieuwe tarificatie, facturatie en boekhouding. Een 60-tal entiteiten moet binnen een periode van 2 jaar gemigreerd worden naar deze nieuwe omgevingen. 
  • De implementatie werd opgesplitst in 2 projecten:
    • Project BICWIN (migratie van de boekhouding)
    • Project WISH (migratie van de tarificatie en facturatie) 
  • hict werd gevraagd om deze projecten te coördineren in de rol van project manager. De doelstellingen hierbij waren: continuïteit van de activiteiten garanderen, optimaliseren van de financiële stromen en het beheren en uniformiseren van de processen in de verschillende entiteiten. Een strikte planning en tijdskader werd opgelegd, o.a. door interne en externe factoren. Daarnaast werd er vanuit hict ook ziekenhuisspecifieke financiële consulting gegeven in het kader van de migraties en eerste gebruik van de toepassingen.

 

hict stuurt de samenwerking tussen de verschillende spelers in het project: de Healthcare provider, zijnde de Broeders van Liefde (met de verschillende instellingen) en de Healthcare suppliers- de software leveranciers/integratoren: SBIM (leverancier software boekhouding) en IBM (leverancier software tarificatie en facturatie). Hierbij wordt tevens rekening gehouden met de opgelegde regelgeving vanuit de overheid (vb. boekhouding conform de Belgische ziekenhuiswetgeving,… ). 

Aanpak 

Voor beide projecten is de projectaanpak gebaseerd op de Prince 2 principes, waarbij elk project een projectteam heeft dat bestaat uit de projectsponsor (centrale directie binnen de Broeders van Liefde), hict als projectleider, de externe software leverancier, de gebruikersgroepen (vanuit de verschillende instellingen) en de interne IT-leverancier. De verantwoordelijkheden en mandaten worden in de leidende principes van het project vastgelegd. Hierbij spelen de functies van de senior user (vertegenwoordigers van de gebruikers binnen het project management team) en de key user (tussenpersonen tussen de Senior Users en de verschillende instellingen) een belangrijke rol. De senior users van de projecten (1 of 2 personen per project) vertegenwoordigen de belangen van alle gebruikers. Zij dragen de finale verantwoordelijkheid over de functionele invulling van het nieuwe software pakket. Per cluster (=samenvoeging van technische installaties in een bepaalde omgeving) wordt een key user afgevaardigd. De key users zijn gemandateerd voor alle installaties binnen hun cluster verantwoordelijkheid. De rol van deze key user is blijvend van aard en beperkt zich niet tot de duurtijd van het project, zo blijven zij voor de instellingen het aanspreekpunt voor de gebruikers. 

Hierbij een aantal specifieke rollen van de key user:

  • Gebruikers informeren en adviseren over de voortgang van de ontwikkelingen tijdens het migratie- en implementatieproces.
  • De project gerelateerde opleidingen volgen en bewaken dat elke eindgebruiker deze volgt.
  • Ondersteunen van de eindgebruikers.
  • Bewaken dat de overdracht van het project soepel verloopt.
  • Melden van incidenten en monitoren van risico’s voor de gebruikers. 

Training en communicatie: 

Bij een nieuw project is het belangrijk om voldoende aandacht te richten op het toelichten van de nieuwe toepassing en de begeleiding van de eindgebruikers. 

  • Communicatie gebeurt via de bestaande kanalen binnen de Broeders van Liefde, ook via de nieuwe werkgroep BIC WISH (cfr. infra) en de key users. De project documentatie is beschikbaar op een centrale teamdrive ( shared omgeving).
  • Alle eindgebruikers volgen een directe opleiding door de leveranciers. 

Het project werd ingepland over een periode van 2 jaar en opgedeeld in fasen: 

  • Fase 1: voorbereiding migratie en piloot projecten.
  • Fase 2: gefaseerde rol in alle instellingen.
  • Fase 3: maatwerk + implementatie van nieuwe modules (vb. voor de boekhouding: module lening beheer, finhosta,…). 

Resultaten 

  • De verschillende omgevingen zijn vandaag in productie, samen met de nodige integratie, opleidingen en operationele modules. 
  • Als bijkomede automatisering hebben we een digitale goedkeuring flow geïmplementeerd voor de facturen in elke instelling.
  •  De ondersteuning en helpdesk is operationeel over gans de organisatie en geïntegreerd met de leveranciers.
  • In een laatste fase zijn we de toepassingen aan het optimaliseren en specifieke modules m.b.t. afsluiting, lening beheer etc. aan het implementeren.
  • Vanuit een geïntegreerde visie op de financiële backoffice, hebben we de opstart van een programma brede werkgroep BICWISH opgestart: in deze werkgroep worden beide projecten WISH en BICWIN, samen gebracht en wordt er constructief en oplossingsgericht gewerkt rond uniformiteit en permanente verbetering. Het doel van deze werkgroep is om de processen en data te stroomlijnen en om verantwoordelijkheden uit te werken. Binnen de werkgroep zetelen verschillende personen met eigen expertise in verschillende specialisaties (multidisciplinaire samenstelling): facturisten, (hoofd)boekhouders, stafmedewerkers dienst informatica, apothekers en projectleiders.

 

 

Dit programma en de 2 projecten hebben, naast het implementeren van een nieuwe financiële backoffice, tevens een aanzet gegeven tot een vaste projectaanpak voor de specifieke omgeving van de Broeders van Liefde.  De Centrale diensten – het Provincialaat – en de verschillende instellingen met hun eigen karakteristieken, leveren – met oog voor de leidende principes – op basis van een intense samenwerking de beoogde resultaten op.  De ruime expertise die in de organisatie aanwezig is, wordt door het projectmanagement samengebracht teneinde dit resultaat te bereiken.  Het is dan ook een voorbeeld van teamwork om deze financiële backoffice kwalitatief op te leveren. 

Contact 

  • Projectleiding en financiële consulting: Jan Demey

Uw contactpersoon

Jan Demey
Managing director
Jan Demey
By submitting this form, you accept the Mollom privacy policy.
Ezelstraat 69 | B- 8000 Brugge | Belgium | Phone: +32.50.33.33.40 | Fax: +32.50.33.33.39 | BTW BE 0866 039 556 | RPR/RPM Brugge | e-mail: info@hict.com